Agiles Arbeiten und New Work in der Kirche

Kirchen und religiöse Institutionen sehen sich heutzutage einer Vielzahl von Herausforderungen und Veränderungen gegenüber, die den Bedarf an agilen Arbeitsformen verstärken. Kirchen nutzen vermehrt agile Ansätze in ihrer Arbeitsweise, weil sich auch für sie die Rahmenbedingungen der Arbeit verändert haben: Die Gesellschaft verändert sich rasant, so auch das Kommunikationsverhalten und dessen Geschwindigkeit. Das fordert eine größere Flexibilität. Größere Effizienz und Ressourcennutzung sind nötig, denn durch den Rückgang der Kirchenmitglieder sind die finanziellen Mittel begrenzt. Um komplexen Problemen zu begegnen, sind Innovation, Kreativität und vernetztes Denken notwendig. Agile Arbeitsweisen können hierbei helfen.

New Work: Die Revolution der Arbeitswelt im 21. Jahrhundert

In einer Zeit, in der sich Technologie, Kommunikation und die Art und Weise, wie wir arbeiten ständig weiterentwickeln, hat sich das Konzept von "New Work" zu einer wegweisenden Bewegung entwickelt. Es geht weit über traditionelle Arbeitsmodelle hinaus und verkörpert die Vision einer Arbeitswelt, die auf Flexibilität, Selbstbestimmung und Innovation aufbaut.

Das Wesen von New Work: Flexibilität und Selbstbestimmung

"New Work" ist nicht nur ein Schlagwort, sondern ein Paradigmenwechsel in der Art und Weise, wie wir über Arbeit denken. Diese Bewegung setzt auf Flexibilität und Selbstbestimmung als Eckpfeiler eines erfolgreichen Arbeitslebens. Dabei geht es darum, dass Mitarbeiter:innen mehr Autonomie über ihre Arbeitszeiten, Arbeitsorte und Projektausrichtungen haben. Dies fördert nicht nur die Work-Life-Balance, sondern steigert auch die Motivation und Kreativität.

Organisationskultur im Wandel

Ein zentrales Element von New Work ist die Veränderung der Organisationskultur. Hierarchien werden abgebaut, Kommunikation wird transparenter und Kooperationen werden gefördert. Das Ziel ist es eine Umgebung zu schaffen, in der Innovation und Ideenreichtum gedeihen können. Organisationen, die auf New Work setzen, schaffen Räume für offenen Austausch und fördern die Weiterentwicklung der Mitarbeiter:innen.

Technologie als Enabler

Die moderne Technologie spielt eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung von New Work. Virtuelle Meetings, Cloud-Lösungen und Kollaborationstools ermöglichen es den Teams, unabhängig von geografischen Entfernungen nahtlos zusammenzuarbeiten. Die Digitalisierung ebnet den Weg für flexibles Arbeiten und unterstützt die Entstehung von virtuellen Teams, die gemeinsam an Projekten arbeiten können.

Herausforderungen und Chancen

Natürlich bringt jede Revolution Herausforderungen mit sich. Bei New Work geht es darum, eine ausgewogene Balance zwischen Freiheit und Verantwortung zu finden. Die Dezentralisierung der Arbeitsstrukturen erfordert ein hohes Maß an Selbstorganisation und Disziplin von den Mitarbeiter:innen. Auch müssen Organisationen Wege finden, um den sozialen Zusammenhalt zu fördern, da physische Präsenz seltener wird.

Trotz dieser Herausforderungen eröffnet New Work zahlreiche Chancen. Organisationen können von gesteigerter Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation profitieren, was sich letztendlich positiv auf deren Produktivität auswirkt. Die Vielfalt der Gedanken und Ideen in flexiblen Arbeitsumgebungen fördert Innovation und Kreativität, was Organisationen dabei hilft, sich in einer zunehmend dynamischen Umwelt zu behaupten.

Von VUCA zu BANI: Navigieren in einer komplexen Welt

In einer Zeit, die von raschen Veränderungen und Unsicherheit geprägt ist, suchen Organisationen und Einzelpersonen nach Strategien, um besser mit der Komplexität ihrer Umgebung umzugehen. In diesem Kontext sind die Akronyme "VUCA" und "BANI" aufgetaucht, die als Leitfäden dienen, um sich in einer volatilen Welt zu orientieren und erfolgreich zu sein.

Die Ära von VUCA: Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität

Der Begriff "VUCA" steht für das Zeitalter der Unsicherheit und Veränderung, das in der Regel mit der Zeit nach dem Ende des Kalten Krieges und dem Beginn des 21. Jahrhunderts in Verbindung gebracht wird.

VUCA steht für:

• Volatilität: Die Geschwindigkeit und das Ausmaß des Wandels sind hoch und schwer vorhersehbar.
• Unsicherheit: Es gibt eine begrenzte Fähigkeit, zukünftige Ereignisse genau vorherzusagen.
• Komplexität: Die Beziehungen und Zusammenhänge zwischen verschiedenen Faktoren sind undurchsichtig und schwer zu verstehen.
• Ambiguität: Informationen können mehrdeutig sein, was zu Missverständnissen führt.

Die Revolution von BANI: Brüchige, ängstigende, nichtlineare und inkonsistente Welt

Als Weiterentwicklung von VUCA bringt das Konzept von BANI eine nuancierte Perspektive auf die Herausforderungen unserer Zeit. BANI steht für:

• Brüchigkeit: Statt bloßer Volatilität betont BANI die Fragilität der Strukturen und Systeme.
• Ängstigung: Anstelle von Unsicherheit rückt die emotionale Belastung und Ängstlichkeit der Menschen in den Fokus.
• Nichtlinearität: Komplexität wird durch nichtlineare Verbindungen und Wechselwirkungen zwischen verschiedenen Elementen betont.
• Inkonsistenz: Ambiguität wird durch die Betonung von Widersprüchen und Uneindeutigkeiten verstärkt.

Die Bedeutung von BANI: Ein tieferes Verständnis für unsere Zeit

Während VUCA einen Rahmen für die Analyse von Herausforderungen in einer sich verändernden Welt bietet, geht BANI noch einen Schritt weiter, indem es die emotionalen und psychologischen Aspekte hervorhebt. Die Verwendung von BANI zielt darauf ab, eine tiefere Sensibilität für die menschliche Reaktion auf Komplexität zu schaffen. Dies ermöglicht es Organisationen und Individuen, nicht nur auf äußere Veränderungen zu reagieren, sondern auch auf innere Bewältigungsstrategien und emotionale Intelligenz zu setzen.

Fazit: Den Wandel meistern mit BANI

Während VUCA uns auf die Herausforderungen einer sich verändernden Welt aufmerksam gemacht hat, erweitert BANI diese Perspektive, indem es die emotionalen und psychologischen Auswirkungen von Komplexität und Veränderung beleuchtet. Diese beiden Konzepte sind Leitsterne für eine Zeit, in der die Fähigkeit, sich anzupassen und flexibel zu sein, essentiell ist. Indem wir uns auf BANI stützen, können wir nicht nur die äußeren Veränderungen navigieren, sondern auch unsere innere Widerstandsfähigkeit stärken und uns auf eine breitere Palette von Herausforderungen vorbereiten, die in einer komplexen und ständig wandelnden Welt auftreten können.

In der heutigen Arbeitswelt steht das Konzept der "Agilität" für mehr als nur eine bloße Management-Modeerscheinung. Es verkörpert die Ideen von Flexibilität, Veränderung und Schnelligkeit, die in einer Welt im ständigen Wandel von entscheidender Bedeutung sind. Agilität kann sich auf verschiedene Ebenen beziehen: von der Organisationsstruktur über Arbeitsprozesse bis hin zu Verhaltensweisen und Einstellungen.

Der Begriff "Agilität" leitet sich vom Lateinischen ab, genauer gesagt von "agilis", was so viel bedeutet wie beweglich, wendig und eifrig. Diese Eigenschaften sind der Schlüssel, um sich den Herausforderungen einer sich rasch verändernden Umgebung erfolgreich zu stellen. Ursprünglich wurde der Begriff in der Softwareentwicklung verwendet, um eine Methode zu beschreiben, die es Entwicklern ermöglichte, schnell auf Veränderungen zu reagieren und flexible Lösungen zu entwickeln.

Im Jahr 2001 wurde ein bedeutender Meilenstein erreicht, als 17 angesehene Softwareentwickler das "Agile Manifesto" formulierten. Dieses Manifest besteht aus 12 Prinzipien und 4 Wertepaaren, die die Grundlage für agiles Handeln bilden. Die Ideen des Manifests haben sich seitdem über die Softwareentwicklung hinaus auf andere Bereiche der Arbeitswelt ausgeweitet.

Im Folgenden haben wir inspirierende Beispiele für Agilität in der Kirche gesammelt, die wir als Evangelische Bank mit begleiten durften. In einer Fallstudie, einem Interview und einem Erlebnisbericht möchten wir ermutigende Beispiele für Aufbruch und Agilität in der Kirche teilen.

In unserer schnelllebigen Welt müssen auch Organisationen und Institutionen flexibler sein als noch vor 20 Jahren. Besonders zentral dabei ist es, durch ermutigende Führung kreatives und selbstständiges Denken und Handeln der Mitarbeitenden anzuregen und diese mit einzubinden.

Das hat die EKKW – Evangelische Kirche Kurhessen-Waldeck erkannt und im Change Hub der Evangelischen Bank in Berlin getagt. Mit Unterstützung der Change-Unit der Evangelischen Bank – einem Team aus Spezialistinnen für kulturellen Wandel in Organisationen – arbeiteten Bischöfin Frau Dr. Hofmann und ihr Team der Stellvertretung und Dezernatsleitung an der partizipativen Weiterentwicklung zukünftiger Führungsformate.

Agile Methoden sind nicht auf jedes Problem anwendbar. Je klarer die Anforderungen und die Herausforderungen, desto eher lässt sich eine Aufgabe mit klassischen Standardprozessen lösen. Je größer die Unklarheiten, desto angemessener sind agile Ansätze.

Die Stacey Matrix (Ralph Douglas Stacey, britischer Professor für Management) hilft dabei, den Grad der Unsicherheit und Komplexität in einem bestimmten Projekt oder einer bestimmten Situation zu bewerten. So fällt die Auswahl der geeigneten Herangehensweise und Führungsstrategie für verschiedene Arten von Herausforderungen leichter. Die Matrix sortiert Tätigkeiten oder Projekte nach vier Kategorien:

• Einfach (Simple): Wenn die Ziele und Anforderungen klar sind und es bereits etablierte Lösungswege gibt, handelt es sich um einfache Probleme. In diesem Fall ist eine lineare, festgelegte Vorgehensweise angebracht.
• Kompliziert (Complicated): Wenn die Ziele klar sind, aber die Lösungswege komplexer sind und Expertenwissen erfordern, ist die Herausforderung kompliziert. Hier ist eine detaillierte Analyse und Expertenberatung notwendig.
• Komplex (Complex): In komplexen Situationen sind die Ziele nicht klar definiert, und es gibt mehrere mögliche Ursachen und Lösungswege. Hier ist eine experimentelle Herangehensweise, die ständige Anpassung erfordert, angemessen.
• Chaotisch (Chaotic): Wenn es akute Probleme gibt, die sofortige Maßnahmen erfordern und in denen es keine klaren Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge gibt, handelt es sich um chaotische Situationen. Hier sind schnelle Reaktion und Stabilisierung notwendig, bevor weitere Schritte unternommen werden können.

EinBlick: Sie standen im Verband vor der Aufgabe, mehr als 20 Kindertagesstätten in die eigene Trägerschaft zu übernehmen. Was waren aus Ihrer Sicht die großen Herausforderungen, denen sich gegenübergestellt sahen?

Zunächst bedeutet schon die Erhöhung der Beschäftigtenzahl von 50 auf knapp 500 eine enorme Herausforderung. Ohne diesen Schritt wäre allerdings die Zukunftsfähigkeit unseres Hauses nicht mehr gegeben gewesen. Die Integration der Einrichtungen samt der in der Verwaltungsstelle neu angesiedelten pädagogischen und betriebswirtschaftlichen Leitungen in das seit zwei Jahrzehnten bestehende Gefüge ist angesichts unterschiedlicher Kulturen und der notwendigen Anpassung administrativer Abläufe auch nicht frei von Konfliktpotential. Vor diesem Hintergrund war insbesondere bei der Kommunikation nach innen besonderes Einfühlungsvermögen gefragt.

EinBlick: Welcher Ansatz erschien Ihnen richtig, um die Neuorganisation und damit verbundene Agilität in der Verwaltung anzustoßen?

Die von Ihnen angesprochenen Ziele lassen sich nur mit einem ganzheitlichen Ansatz lösen. Dies erfordert in einem ersten Schritt zwingend die ehrliche Analyse der Ausgangssituation, die Identifizierung von Problemstellungen und Anpassungsbedarfen. Dabei flossen auch Prinzipien agilen Arbeitens ein, um unsere Teams zu aktivieren und deren Ideen aufzunehmen.

EinBlick: Wie hat Sie EB Consult auf den Weg unterstützt und was hat die Arbeit der Kolleg:innen ausgezeichnet?

Unser Berater hat den Prozess insgesamt moderiert und wichtige Impulse gesetzt. Bereits der Auftakt hat sich als überaus gelungen herausgestellt: So wurde in den Einstiegsinterviews nicht nur ein transparentes Bild gezeichnet, sondern auch ein großes Vertrauen in den Teams in Bezug auf den Gesamtprozess erzeugt. Für die Führungskräfte, die Mitarbeiter:innen und mich ist er zu einem wichtigen Sparringspartner geworden, da er mit klarer Kante – aber auch einem hohen Maß an Empathie – agiert.

EinBlick: Welchen besonderen Herausforderungen begegnete man im Transformationsprozess und wie wurden sie bewältigt?

Es war von vornherein klar, dass hier verschiedene Kulturen (Verwaltung/Pädagogik) und auch Mitarbeitendengenerationen zusammenwachsen sollten. Darum war es uns wichtig, alle Perspektiven zu erfassen, gut Funktionierendes zu bewahren und Anpassungen dort konsequent vorzunehmen, wo es nötig war. Dieser Prozess wollte gut gemanagt und begleitet werden. Daher haben wir insbesondere den Organisationsaufbau mehrstufig und hierarchieübergreifend diskutiert.

EinBlick: Könnten Sie erläutern, welche Bedeutung die Einbindung von Mitarbeiterpotentialen in der Kirchenverwaltung während und nach der Umstrukturierung hat oder haben sollte?

Die Lösungen und Entscheidungen im Rahmen des Projekts sollen ja nicht nur theoretisch tragfähig sein, sondern sich auch im Tagesgeschäft bewähren. Daher ist es aus unserer Sicht unerlässlich, diejenigen in den Prozess einzubinden, die das Tagesgeschäft beherrschen. Ich bin fest davon überzeugt, dass hierdurch die Akzeptanz der notwendigen Maßnahmen signifikant erhöht wurde.

EinBlick: Ihr Weg scheint erfolgreich zu sein, wenn schon die nächsten KiTas übernommen werden sollen. Was sind die Pläne für die Zukunft und welche Weichen sind bereits heute gestellt?

Ja, wir übernehmen weitere Anpassungen und werden mit einem neuen Team acht weitere KiTas in unsere Trägerschaft übernehmen. Auch hier zeigte sich, dass wir den richtigen Weg gegangen sind. Denn gemeinsam mit unserem Berater haben wir mögliche Chancen antizipiert und Vorbereitungen getroffen, diesen Schritt ohne weitere Veränderungen in der Aufbauorganisation realisieren zu können. Und nun arbeiten wir an einem Leitbild für alle Mitarbeitenden, um unser Haus weiter voranzubringen. Auch in diesem Prozess setzen wir angesichts der guten Erfahrungen auf die Unterstützung durch die EB Consult.

Durch den Umzug in das neue Gebäude hat sich die Arbeit extrem gewandelt. Man merkt, dass hier jetzt New Work am Start ist. Am meisten begeistert mich das intelligente Raumkonzept. In der neuen Verwaltung haben wir Desk-Sharing etabliert, sogar für die Führungskräfte. Die Flure und Büros sind offen gestaltet. Es gibt Teamzonen für interaktives und agiles Arbeiten und Rückzugsorte, wenn man Ruhe sucht.

Es ist cool sagen zu können, an dem Wandel von Old-School zu New Work aktiv beteiligt gewesen zu sein. Durch Desk-Sharing und die vielseitigen anderen Möglichkeiten der Zusammenarbeit hat sich nicht nur die Stimmung, sondern auch die Qualität unserer Arbeit nochmals verbessert. Dadurch geben wir als Arbeitgeber und Repräsentantin der Ev.-Luth. Kirche in Norddeutschland ein ganz anderes Bild ab als vorher”, sagt Viola Stüben.

Die ganze Geschichte von Viola gibt es in Kürze auf www.eb.de/story

Die Einführung agiler Arbeitsformen erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung. Hier sind fünf Schritte, wie Sie agile Arbeitsweisen in Ihrem Team oder Ihrer Organisation umsetzen können: