EinfachBesuchen – Ihr digitales Besuchsmanagement

Wir haben EinfachBesuchen entwickelt, um einen digitalen Mehrwert sowie eine Hilfestellung für die Erfassung von Besuchsdaten zu bieten. Veranstalter:innen wiederum verfolgen mit der Nutzung von EinfachBesuchen den Zweck der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, nämlich die erforderliche Erstellung von Besuchslisten zur Nachvollziehbarkeit möglicher Infektionsketten zur Eindämmung von COVID-19.

Mit der Benutzung von EinfachBesuchen sparen Sie Zeit und Papier. EinfachBesuchen ist hygienischer, da die Besuchsdaten nicht mit einem Stift eingetragen werden müssen. Als Besucher:in können Sie sich bei Ihrem Besuch eigenständig an- und abmelden und haben somit keine Wartezeit. Ihre Daten sind ausschließlich für eine Weiterleitung an die zuständige Behörde im Infektionsfall sicher gespeichert und können nicht in falsche Hände geraten. Die App schützt somit Ihre privaten Daten.

Nein, Sie müssen nichts herunterladen. EinfachBesuchen ist eine Webanwendung. Diese kann jederzeit, von überall und auf jedem Endgerät über “https://einfachbesuchen.app” aufgerufen werden. Außerdem kann sie als Lesezeichen zum Home Bildschirm des Smartphones hinzufügt werden. Somit wirkt sie optisch wie eine App aus dem Appstore / Playstore und lässt sich auch dementsprechend bedienen.  

Als Veranstalter:in - 5 einfache Schritte:

• Registrierung auf https://einfachbesuchen.app
• Bestätigung der E-Mail-Adresse
• Anlage einer Veranstaltung
• QR-Code bei der Veranstaltung den Besucher:innen zur Verfügung stellen (ausgedruckt oder digital)
• Besucher:innen ohne Smartphone manuell hinzufügen

Als Besucher:in – 3 einfache Schritte:

• QR-Code der Veranstaltung scannen oder Link eingeben
• Eingabe der Kontaktdaten
• Nach Ende des Besuches wieder abmelden (QR-Code erneut scannen)

Grundsätzlich ist EinfachBesuchen über den Browser aufrufbar (https://einfachbesuchen.app). Für die dauerhafte Nutzung ist das Hinzufügen zum Home- bzw. Startbildschirm Ihres mobilen Endgeräts jedoch die bessere Lösung. Dazu ganz einfach auf https://einfachbesuchen.app gehen und über das Menü „Zum Home- (iOS) bzw. Startbildschirm (Android) hinzufügen“ anklicken. Anschließend sollte auf Ihrem Endgerät eine Verknüpfung von EinfachBesuchen auftauchen, über die Sie schnell und einfach in die App gelangen.

Sobald Sie die Registrierung durchgeführt haben, können Sie über den Button “Neue Veranstaltung anlegen” eine Veranstaltung erstellen. Hierfür geben Sie einen Titel ein, passen bei Abweichung von der registrierten Adresse den Ort der Veranstaltung an und tragen schließlich Datum und Zeitraum ein.

Wichtig: Der Titel wird später auf Ihrem PDF-Aushang zusammen mit dem QR-Code erscheinen.

Bitte beachten Sie, dass eine Registrierung von Besucher:innen immer nur während einer Veranstaltung möglich ist. Unsere Empfehlung: Ermöglichen Sie die Besuchsregistrierung bereits mit etwas Vorlauf und legen Sie den Veranstaltungsbeginn beispielsweise auf 15 Minuten vor den Start der eigentlichen Veranstaltung.

Zuletzt geben Sie bitte die maximale Verweildauer eines Besuchs an. Diese dient einer automatischen Abmeldung der Besucher:innen, sofern diese die manuelle Abmeldung vergessen sollten.

Um Sie im Falle einer möglichen Infektion kontaktieren zu können, wird von der Landesregierung die Erhebung folgender Daten verlangt: Name, Vorname, Adresse und Telefonnummer. Darüber hinaus muss der Zeitraum des Besuches angegeben werden, um eine mögliche Infektionskette genau nachvollziehen zu können.

Ihre Besuchsdaten werden für 31 Tage sicher aufbewahrt und danach gelöscht.

Ihre Daten werden verschlüsselt auf sicheren Servern im Europäischen Raum und DSGVO-konform gespeichert. Somit sind Ihre Daten gegen jeglichen Missbrauch gesichert.

Ihre Daten werden ausschließlich für den vorgeschriebenen Datenerfassungsprozess bei Besuchen verwendet und nur auf Anordnung durch das zuständige Gesundheitsamt herausgegeben. Es findet keinerlei Datenaustausch zwischen dem Veranstalter und anderen Stellen statt. Ein Zugriff auf Besuchslisten ist lediglich durch den jeweiligen Veranstalter möglich. Nach Ablauf der Frist von einem Monat werden Ihre Daten automatisch gelöscht. Eine anderweitige Verarbeitung Ihrer Daten findet nicht statt.

Die Evangelische Bank eG hat keinerlei Zugriff auf Ihre Daten. Ihre Besuchs- und Kontaktinformationen werden ausschließlich im Fall einer möglichen Infektion vom Veranstalter an die entsprechende Behörde weitergeleitet.

Nein, sie können auch vom Veranstalter manuell als Besucher:in angemeldet werden.

Um den veranstaltungsindividuellen QR-Code mit einem mobilen Endgerät zu scannen gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Mit einem iPhone genügt es, die Kamera zu öffnen. Der QR-Code wird automatisch erkannt und gescannt.

Mit einem Android-Smartphone benötigen Sie eine zusätzliche QR-Code-Scanner-App, die Sie über den Google Playstore runterladen können. Nach dem Öffnen dieser Scanner-App können Sie den QR-Code ebenfalls scannen.

Sie können erneut den QR-Code abscannen und sich dort per Knopfdruck abmelden. Sollte dies versehentlich nicht erfolgen, werden Sie nach einer vom Veranstalter voreingestellten Zeit automatisch abgemeldet.

Beim Anlegen einer Veranstaltung können Sie eine maximale Besuchsanzahl festlegen. Hierfür haken Sie das Kästchen "Besucheranzahl begrenzen" an. Im Anschluss können Sie einstellen, wie viele Besucher:innen maximal zu Ihrer Veranstaltung kommen sollen und wie viele sich davon online voranmelden können.

Wenn Sie beim Anlegen der Veranstaltung die Funktion der Voranmeldung aktivieren, können Sie Ihren Besucher:innen im Anschluss einen Link zur Verfügung stellen, über den sie sich für die Veranstaltung voranmelden bzw. einen Platz vorreservieren können.

Wichtig: Eine Voranmeldung ist bis 30 Minuten vor der Veranstaltung möglich. 
Die Besucher:innen geben bei der Voranmeldung bereits die erforderlichen Besuchsangaben ein und erhalten daraufhin ein Codewort per E-Mail. Dieses wird später benötigt, um die Voranmeldung bei der Veranstaltung vor Ort in Anspruch zu nehmen. Die Besucher:innen müssen somit keine weiteren Angaben machen. 

Wichtig: Alle nicht in Anspruch genommen Voranmeldungen verfallen 10 Minuten vor Beginn der Veranstaltung.

Die Anzahl der Voranmeldungsplätze kann grundsätzlich bis 30 Minuten vor Veranstaltungsbeginn angepasst werden.

Eine Möglichkeit zur Löschung Ihres Accounts finden Sie auf der Startseite der Anwendung nach dem Login.

Die Pro-Versionen und die damit zusammenhängenden zusätzlichen Funktionen können im Bereich “Meine Übersicht” unter dem Punkt “Meine aktuelle Version” über die Schaltfläche “Einfach upgraden” aufgerufen werden. In der folgenden Auflistung kann sich für eine der beiden kostenpflichtigen Versionen über die Schaltfläche “Version Pro kaufen” oder “Version Pro ♥ kaufen” entschieden werden. Im Anschluss öffnen sich die Zahlungsmodalitäten und der Kauf kann abgeschlossen werden.

Die der jeweiligen Pro-Version zugehörigen Funktionen werden sofort freigeschaltet, sobald der Bezahlvorgang abgeschlossen ist. Sollte die Zahlung fehlschlagen bzw. der zu entrichtende Betrag nicht eingezogen werden können, werden die Funktionen wieder deaktiviert.

Eine Auskunft, bis zu welchem Datum Ihre Lizenz noch gültig ist, finden Sie im Bereich “Meine Übersicht” unter dem Punkt “Meine aktuelle Version”.

Die Farbe kann mit der optischen Farbauswahl im Bereich “Meine Übersicht” geändert werden oder direkt über einen bestimmten Farbcode angepasst werden.

Ein anderes Logo kann im Bereich “Meine Übersicht” hochgeladen werden. Dazu einfach auf “Logo hochladen” klicken und eine Bilddatei vom eigenen PC auswählen. Anschließend auf “Hochladen” klicken und das ausgewählte Logo wird hochgeladen und übernommen.

Sobald ihre Besucher:innen sich für die Veranstaltung angemeldet haben, können diese die von Ihnen bereitgestellten Inhalte auf der Besucher:innen-Startseite sehen.

Die Startseite für Ihre Besucher:innen lässt sich beim Anlegen oder Ändern einer Veranstaltung anpassen. Unter Punkt 4 – “Besucher:innen-Startseite" – kann ein individuelles Bild, Text und URL eingefügt werden.

Beim Kauf weiterer Monate einer kostenpflichtigen Lizenz wird der zusätzliche Zeitraum zu dem aktuell bestehenden Zeitraum nahtlos addiert.

Gesundheitsfragen lassen sich beim Anlegen oder Ändern einer Veranstaltung einstellen. Unter Punkt 5 – “Gesundheitsfragen" – kann angehakt werden, welche Gesundheitsfragen Ihre Besucher:innen beantworten müssen.

Sobald Sie bei einer Veranstaltung Gesundheitsfragen hinterlegt haben, erscheint in der Übersicht Ihrer Veranstaltungen bei der entsprechenden Veranstaltung die Schaltfläche “Einlasskontrolle”. Wenn Sie hier klicken, kommen Sie in einen Bereich, in dem Sie über die Schaltfläche “Einlasskontrolle hinzufügen” eine Schicht für eine autorisierte Person anlegen können. Die Zeit, wie lange eine Schicht gehen soll, kann direkt beim Anlegen oder Bearbeiten einer Veranstaltung eingestellt werden – unter Punkt 5 bzw. “Gesundheitsfragen". Letztlich muss der Person, die autorisiert werden soll, den Gesundheitszustand zu prüfen, nur noch der Link und/oder QR zur Verfügung gestellt werden, über den sie ihre Schicht beginnen kann.

Die zur Prüfung autorisierte Person bekommt von Ihnen den Link oder QR-Code zur Verfügung gestellt. Sobald diese Person den Link öffnet oder den QR-Code scannt, kann sie über die Schaltfläche “Schicht beginnen” die Schicht starten. Geben die Besucher:innen nun die Kontaktangaben ein und beantworten die Fragen zum Gesundheitszustand, erscheinen bei der autorisierten Person die Ergebnisse des Gesundheitszustands (wie viele Ja- / Nein-Antworten), zeitlich sortiert und pseudonymisiert – Beispiel: “Wartenummer 1”. Über “Details” lassen sich die einzelnen Antworten genauer prüfen. Klickt die autorisierte Person nun auf die Schaltfläche “Check-in”, ist die Person zugelassen und es erscheint bei der Person eine Benachrichtigung, dass sie eintreten kann. Über “Ablehnen” können Besucher:innen der Eintritt verwehrt werden, die aufgrund der Antworten nicht eingelassen werden können. Auch hier erscheint bei dem/der Besucher:in eine Benachrichtigung, dass die Abfrage leider zur Ablehnung des Eintritts geführt hat.

Grundsätzlich werden diese Angaben pseudonymisiert und der zur Prüfung autorisierten Person lediglich als “Wartenummer” angezeigt. Somit werden die persönlichen Daten der Besucher:innen zu keinem Zeitpunkt einer anderen Person angezeigt.

Jegliche Angaben zum Gesundheitszustand werden nach 24 Stunden unwiderruflich gelöscht (unabhängig davon, ob der/die Besucher:in abgelehnt wurde).

Wird eine Person aufgrund der Angaben zum Gesundheitszustand durch die zur Prüfung autorisierte Person abgelehnt, werden die Kontaktdaten sofort und unwiderruflich gelöscht, da sie zur Kontaktnachverfolgung nicht mehr benötigt werden.