EinfachBesuchen – Ihr digitales Besuchsmanagement

Wir haben EinfachBesuchen entwickelt, um einen digitalen Mehrwert sowie eine Hilfestellung für die Erfassung von Besuchsangaben zu bieten. Organisationen wiederum verfolgen mit der Nutzung von EinfachBesuchen den Zweck der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder können mit Hilfe der Anwendung Besuchsempfänge/Events digital planen und organisieren.

Die Benutzung von EinfachBesuchen spart Zeit und Papier. EinfachBesuchen ist hygienischer, da die Besuchsangaben nicht mit einem Stift eingetragen werden müssen. Besucher:innen können sich beim Besuch eigenständig an- bzw. abmelden und haben somit keine Wartezeit. Die Angaben sind ausschließlich für eine Weiterleitung an die zuständige Behörde sicher gespeichert und können nicht in falsche Hände geraten.

Über den Button “Einfach anlegen” kann ein Besuchsempfang/Event erstellt werden. Hierfür sind Titel, Ort, Zeitraum und optional eine maximale Verweildauer nötig. Diese Verweildauer dient einer automatischen Abmeldung der Besucher:innen, sofern diese die manuelle Abmeldung vergessen sollten.

Es werden Name, Vorname, Adresse und Telefonnummer Ihrer Besucher:innen erhoben. Zudem wird über das An- und Abmelden der Zeitraum des Besuchs im System hinterlegt.

Die Kontaktangaben werden für 31 Tage sicher aufbewahrt und danach unwiderruflich gelöscht.

Nein, Besucher:innen können von der Organisation auch über die manuelle Besuchserfassung digital eingetragen werden.

Beim Anlegen eines Besuchsempfang/Events kann eine maximale Besucher:innen-Zahl festgelegt werden. Hierfür die Option "Besucher:innen-Zahl begrenzen" aktivieren. Im Anschluss können Sie einstellen, wie viele Besucher:innen maximal zu Ihrem Besuchsempfang/Event kommen können und wie viele sich davon online voranmelden können.

Wenn Sie beim Anlegen des Besuchsempfangs/Events die Funktion der Voranmeldung einstellen, können Sie Ihren Besucher:innen im Anschluss einen Link zur Verfügung stellen, über den sie sich für den Besuchsempfang / das Event voranmelden bzw. einen Platz vorreservieren können.

Die Besucher:innen geben bei der Voranmeldung bereits die erforderlichen Kontaktangaben an und erhalten daraufhin ein Codewort per E-Mail. Dieses wird später benötigt, um die Voranmeldung bei dem Besuchsempfang/Event vor Ort in Anspruch zu nehmen. Die Besucher:innen müssen somit keine weiteren Angaben machen.

Wichtig: Alle nicht in Anspruch genommen Voranmeldungen verfallen 10 Minuten vor Beginn des Besuchsempfangs/Events und werden zu “vor-Ort-Plätzen”.

Direkt nach Abwicklung der Zahlungsmodalitäten.

Mit der optischen Farbauswahl im Bereich “Meine Übersicht” oder direkt mit Hilfe eines Farbcodes.

Im Bereich “Meine Übersicht” kann ein Logo hochgeladen werden. Dazu einfach auf “Datei auswählen” klicken und eine Bilddatei vom eigenen PC auswählen. Anschließend auf “Logo übernehmen” klicken.

Sobald sich Besucher:innen angemeldet haben, werden sie automatisch auf die Besucher:innen-Startseite weitergeleitet, auf der sie die von Ihnen bereitgestellten Inhalte sehen.

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Besuchsempfangs/Events ist eine Anpassung möglich. Unter “Besucher:innen-Startseite" kann ein individuelles Bild, Text und URL eingefügt werden.

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Besuchsempfangs/Events ist dies möglich. Unter “Gesundheitsfragen" kann ausgewählt werden, welche Gesundheitsfragen Ihre Besucher:innen beantworten müssen.

Es findet eine automatische Beendigung des Besuchsempfangs/Events statt. Um die Funktion wieder freizuschalten, muss eine neue Lizenz erworben werden.

Die von Ihnen gewählten Fragen werden Ihren Besucher:innen gestellt, bevor sie ihre Kontaktangaben eingeben. Eine von Ihnen berechtigte Einlasskontrolle (durch Weitergabe von Link oder QR-Code) überprüft die Antworten auf die Gesundheitsfragen, um Besucher:innen einzuchecken oder abzuweisen.

Anhand der Antworten auf die Gesundheitsfragen Besucher:innen einchecken oder abweisen.

Wichtig: Das System führt keinen Check-In durch. Erst durch manuelles Eingreifen durch die zum Einlass berechtige Person werden Besucher:innen eingecheckt.

Bei einem Besuchsempfang/Event mit aktivierten Gesundheitsfragen ist ein Button in der Übersicht vorhanden, um in den Bereich der digitalen Einlasskontrolle zu gelangen. Dort können Sie eine neue Berechtigung vergeben, indem Sie den Link oder QR-Code einer Person zur Verfügung stellen, welche die Einlasskontrolle übernehmen soll. Die Dauer der Berechtigung kann beim Anlegen oder Editieren eingestellt werden.

Die Angaben werden nach 24 Stunden unwiderruflich gelöscht (unabhängig von Check-In oder Abweisung).

Die Kontaktangaben werden sofort und unwiderruflich gelöscht, da sie zur Kontaktnachverfolgung nicht mehr benötigt werden.